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向展覽協同時代示好

發布時間:2016-08-18 09:00:00分享到:

    協同,從字面上來看,就是齊心協力、共同工作。協同工作,則是協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協同一致地完成某一目標的過程或能力。

    協同不是新生事物,它是隨人類社會的出現而出現,并隨著人類社會的進步而發展的。展覽協同,是隨著近年來中國經濟的飛速發展,隨著各種社會資源的產生、社會角色分工的細化等而產生并深化的。上世紀八十年代的展覽,是展覽本身所涉及的幾個要素之間的協同,主要是組辦單位與參展商、觀眾、政府三者間的協同,現在的展覽協同遠比中國展覽市場形成的初期要深入和復雜。

    但無論是展覽本身與外部環境和資源的協同還是展覽項目內部組織的協同,都要遵循以下幾個原則:

    第一,協同一定是為了實現同一目標,展覽與其他要素之間的相互作用。國家層面的展會如亞歐博覽會、東盟博覽會、中阿博覽會、南亞博覽會等是為了落實國家戰略,搭建與周邊國家和地區在外交、政治、文化、經貿交流方面的協同平臺。一般性的商貿展覽是為了促進企業溝通、技術交流、貿易促進、行業發展的目標與行業各種資源進行的協同互動活動。

    無論是政府主導的展覽還是商業展覽,協同都是為了最大化地發揮展覽的功效。通過協同展覽的內外資源和要素,最大化發揮展覽的最大功效,而不僅是各種資源和功能總和的疊加,通過協同產生新的功能,從而實現更好的經濟效益、綜合效益或長遠效益。

    第二,協同的開展是以人為核心的。展覽所涉及的資源、關系、要素最終是被人掌握的,協同通常以分工和職責范圍來表現,形成組織與組織間或機構與機構、部門與部門間的配合、輸入、輸出、并行、接口等多種關系,但最終是部門、機構、組織間負責人的協同關系。這種關系因為個體的素質、能力、專業素養、對目標理解的程度和角度等多種復雜的因素而表現出各展覽組織間協同關系的多樣性和豐富性。

    第三,展覽的協同是一種組織行為。展覽協同涉及到角色分工、常規事件、典型事件、突發事件,涉及到資源的配置、流程的設計和不斷優化、展覽的階段和所處的狀態以及不同的結果等。協同實施的過程也是一種組織行為,無論涉及到多少因素,展覽協同在組織行為中更多地表現為協作與合作的關系。

    第四,互聯網和數字技術加速了展覽協同的迅速發展,并使得展覽的協同呈現出更豐富、更緊密、更高效的特點。

    第五,展覽協同管理的本質就是打破展覽資源(參展商、觀眾、組織者、資金量、資金流、展品、設備、政府各部門對于展覽的政策、數據間的關系、會展行業特有的流程等)之間的各種壁壘和邊界,使它們為共同的目標而進行協調的運作,通過對各種資源最大化的開發、利用和增值以充分達成共同的目標,這就涉及到邊界的劃定和壁壘的消除,而邊界的劃定在展覽協同中需要注意如下幾個方面:

    一是邊界劃定前首先要對展覽活動的意義、資源、要達到的目的有清晰的認識。

    二是邊界的劃定需要熟悉和了解展覽及相關活動的流程及內在規律,需要掌握一定的會展及活動的專業知識,并對展覽、會議、活動的流程了解和熟悉。

    三是邊界的劃定切忌縱橫分割或相互交叉。如一項大的、會中有展、展中有會、會中套會的綜合性大活動,邊界劃定時,不宜多個組織同時交叉參與到一個縱向的活動中。

    四是清晰、科學的邊界劃分是實現高效協同的核心和關鍵。

    五是邊界劃分前、中、后應該建立動態的柔性協作流程。

    當下已進入到一個展覽高度協同和協同快速創新的時代,無論是展覽環境和資源的宏觀協同還是展覽及活動自身要素間的專業協同,都已經進入到無論你愿意與否、喜歡與否,它都存在和快速發展的周期。因此,也不妨主動地走進展覽的協同時代。


(作者系西麥克國際展覽有限責任公司執行董事、總經理)

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摘自:《中國貿易報》


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